想知道如何處置所有文件和文檔嗎？
在這篇文章中，科飛亞將為您提供一些有用的建議，幫助你根據(jù)你的需要先擇一個(gè)文件柜。
整理一個(gè)檔案柜似乎很容易，你只是把一些紙放在馬尼拉文件夾里，拿一個(gè)掛檔，然后把它放在柜子里的抽屜里，對(duì)嗎？
實(shí)際上，組織一個(gè)文件柜比你想象的要多得多。
這里有一些小貼士可以幫助你組織事情并控制它們。
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一、創(chuàng)建歸檔系統(tǒng)。
首先，你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)歸檔系統(tǒng)。
這是你儲(chǔ)存和歸檔文件的方法。
歸檔系統(tǒng)可以是通用的，也可以是您想要的詳細(xì)的；關(guān)鍵是能輕松方便地找到你需要的東西。
記住，每當(dāng)你開始創(chuàng)建一個(gè)文件系統(tǒng)，或者一個(gè)文件，你就是為你未來(lái)的自己創(chuàng)建它。
也就是說，你未來(lái)的自己應(yīng)該能夠毫無(wú)問題地找到你需要的東西。
您要按字母、數(shù)字、名稱、公司、客戶/客戶、項(xiàng)目或到期日來(lái)組織項(xiàng)目嗎？
你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)花點(diǎn)時(shí)間整理一下你的想法是很有幫助的，這樣你就能確切地知道你將創(chuàng)建哪種類型的文件。
二、列出文件列表。
既然你已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)文件系統(tǒng)，現(xiàn)在是時(shí)候列出一個(gè)你將放入你的系統(tǒng)的文件的工作列表了。
你只需要一張紙和一支鉛筆。記住你剛剛創(chuàng)建的文件系統(tǒng)，想想將要進(jìn)入這個(gè)系統(tǒng)的文件名稱，然后開始列出一個(gè)列表。
如果你組織一個(gè)基于客戶的文件柜，你可以和以下客戶一起創(chuàng)建一個(gè):張三、李四、王五、趙六、阿斯特、布朗、瓊斯、史密斯、湯普森等等。
如果你正在組織一個(gè)家庭賬單文件柜，你可以創(chuàng)建一個(gè)列表，其中包括:電纜賬單、煤氣費(fèi)賬單、電費(fèi)賬單、電話費(fèi)賬單、水費(fèi)賬單等等。
三、避免文件夾內(nèi)文件過于雜亂。
把所有的文件、電子保證書、說明書和珍貴的生日卡扔進(jìn)一個(gè)巨大的文件夾可能很誘人。一個(gè)文件夾里就有你需要的東西，對(duì)吧？
不幸的是，一個(gè)雜七雜八的文件夾弊大于利，尤其是在快速方便地檢索信息方面。相反，把注意力集中在有問題的項(xiàng)目上，找到更好的歸檔解決方案。
四、個(gè)性化您的文件柜和文件。
誰(shuí)說檔案柜或檔案必須枯燥無(wú)味？
如果你要參考你的文件，為什么不把這段經(jīng)歷變成愉快的經(jīng)歷呢？你可以讓東西看起來(lái)很吸引人！
如今，你可以找到各種形狀、顏色和圖案的各種不同類型的辦公家具和辦公用品。
從五顏六色的文件柜，到明亮的便攜式文件夾，再到精致時(shí)髦的馬尼拉文件夾，應(yīng)有盡有。
看看這些辦公室供應(yīng)網(wǎng)站中的任何一個(gè)或所有網(wǎng)站，從中獲得一些啟發(fā): Poppin、敲門、看看Jane Work。
五、準(zhǔn)備文件夾和文件掛鉤（懸掛文件）。
抓住一堆馬尼拉文件夾和懸掛文件夾，并開始根據(jù)上面準(zhǔn)備的列表給它們貼標(biāo)簽。
用你認(rèn)為合適的任何方法給物品貼標(biāo)簽:用鉛筆貼標(biāo)簽可以使物品變得容易或容易編輯，而使用標(biāo)簽制作機(jī)可以使物品看起來(lái)更加統(tǒng)一。
清理文件柜中的一兩個(gè)抽屜。
從頭開始最容易；在這種情況下，一個(gè)干凈的文件柜。取出文件柜中的內(nèi)容物，并將其放在干凈平整的表面上。
放下所有預(yù)先標(biāo)記好的懸掛文件和文件夾，你就可以…
替換和/或歸檔項(xiàng)目。
現(xiàn)在是時(shí)候把你所有的文件和文件放在適當(dāng)?shù)奈募A里了。
你可能需要花一些時(shí)間整理文件、資料和文件，以匹配類似的項(xiàng)目和類似的項(xiàng)目，但是你的文件的基本結(jié)構(gòu)已經(jīng)存在。
根據(jù)需要重新參考你的檔案系統(tǒng)和檔案清單，提醒自己該去哪里。
六、便于文件歸檔和處理。
有一疊文件需要?dú)w檔嗎？在文件柜旁邊放一個(gè)籃子、盒子或容器，暫時(shí)存放所有東西。然后，您可以一次歸檔一堆項(xiàng)目，而不是零敲碎打。
避免讓你的檔案堆積起來(lái)；一次歸檔五張紙比一次歸檔五百?gòu)堃菀椎枚啵?/p>
養(yǎng)成在一天結(jié)束時(shí)或一天中任何你選擇的時(shí)間歸檔文件的習(xí)慣，比如午飯前或需要從辦公桌上休息的時(shí)候。
你也可以在附近設(shè)置回收站或碎紙機(jī)，以便于妥善處理舊的或過期的紙張。
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你呢？你覺得檔案柜整理最難的是什么？讓科飛亞文件柜看看能不能幫你。
