醫(yī)療辦公室的效率需要所有醫(yī)生、護(hù)士和辦公室工作人員之間的協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是建立在溝通和組織相結(jié)合的基礎(chǔ)上的，符合所有參與者的需要。沒有醫(yī)生或工作人員有額外的時間去搜索分散在桌面上的病人檔案或文件，因而需要一臺專業(yè)的醫(yī)院文件柜來分類儲存病人的檔案也醫(yī)療文件。因為對文件和其他信息的訪問并不總是能夠在幾秒鐘內(nèi)被整合到一個在線數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行分類和搜索，所以每個醫(yī)院的辦公室都需要一套物理存檔系統(tǒng)來提高效率就是我們平時所說的文件柜。此外，醫(yī)療檔案文件柜可充當(dāng)病人隱私信息的安全保密柜，妥善保管文件至關(guān)重要。

并且科飛亞還為大家收集和一些建立了一些維護(hù)醫(yī)療檔案系統(tǒng)的技巧:

1.制定一個組織方案——按下列方式之一排列文件:字母、數(shù)字、時間順序。最合乎邏輯和最受歡迎的醫(yī)療機構(gòu)安排是按病人姓名或號碼，然后按時間順序給病人分配號碼的問題是需要一個單獨的步驟或鍵來處理新的文檔。它也被認(rèn)為是不那么個人化的。除了按患者姓名或編號在文件抽屜中排序之外，您還可以在不同的年份或年份范圍內(nèi)使用單獨的抽屜或整個文件柜。這樣，辦公室工作人員就可以使用存檔系統(tǒng)查找舊的病人信息，而不必從現(xiàn)在的病人身邊經(jīng)過。它也是一種易于存檔的方式。例如，檔案柜X保存有五年或十年以上的患者信息。

2.位置至關(guān)重要–醫(yī)療辦公室應(yīng)配備帶有最新和當(dāng)前患者的主文件柜和文件柜，以及用于歸檔患者信息的輔助文件柜。主要檔案系統(tǒng)需要儲存在接收區(qū)內(nèi)，以便于日常使用。它甚至可以放在主桌面附近，因為它將全天多次打開和關(guān)閉，以添加新文件和訪問最近的文件。根據(jù)可用空間，二級歸檔系統(tǒng)不一定需要存儲在接收區(qū)或主辦公室。歸檔的文件甚至可以保存在一個完全獨立的后臺。

3.你的文件柜系統(tǒng)應(yīng)該是什么樣的——一個好的文件柜系統(tǒng)不應(yīng)該如此具體，每個文件夾中只有一張紙，也不應(yīng)該如此寬泛，以至于每個文件夾都塞滿了需要另外排序的文件。標(biāo)簽應(yīng)清晰簡潔；高光和有趣的字體只會分散注意力。確保文件夾選項卡清晰可見。這并不意味著你必須使用交錯法。事實上，許多辦公室更喜歡在一側(cè)或另一側(cè)排列所有文件夾選項卡，以減少文件添加或刪除時的復(fù)雜性。

4.測試你的文件柜系統(tǒng)——高效文件系統(tǒng)的一般規(guī)則是，你應(yīng)該能夠在20秒或更短的時間內(nèi)找到一份特定的文件。此外，您應(yīng)該能夠合并新文件夾和文件，而不會堵塞抽屜，導(dǎo)致標(biāo)簽不對齊，或者不得不求助于文檔。所有這些都需要額外的時間，你的員工可以利用這些時間來關(guān)注需要幫助的病人。

5.定義一個保護(hù)和銷毀文件的程序——所有醫(yī)療辦公室歸檔系統(tǒng)都應(yīng)該包括銷毀舊文件的程序。如果病人移交轉(zhuǎn)院，要求取消記錄，或者一些消失10年以上；這些文件需要一個安全的方法來消除。通常，這意味著將粉碎所有文件和。

6.此外，儲存在醫(yī)療檔案文件柜系統(tǒng)中的所有文件都應(yīng)在辦公室內(nèi)得到保護(hù)。這意味著使用的文件柜需要上鎖，并確保所有文件柜在每個工作日結(jié)束時都被上鎖。

7.從更好的組織到病人信息的安全，醫(yī)療檔案系統(tǒng)可能很復(fù)雜。越來越多的文件被直接傳輸和存儲到計算機系統(tǒng)上，而不是物理系統(tǒng)上，但是對于內(nèi)部文檔、醫(yī)療放行單等，使用文件柜存儲仍然是必要的。您的醫(yī)療辦公室的效率取決于是否是這種組織形態(tài)，這使得像醫(yī)療賬單這樣的流程更容易處理。

8.如果醫(yī)療賬單被認(rèn)為是你辦公室的另一個復(fù)雜問題，而你的辦公室已經(jīng)被文書工作淹沒了，那么考慮你將需要考慮購入一批文件股來幫助你解決這些實際問題了，感謝您對科飛亞家具文件柜的關(guān)注，關(guān)注科飛亞輕松實現(xiàn)辦公室文件高效管理！